Beberapa bulan yang lepas Bahagian
Pengurusan Sumber Manusia telah mengarahkan kepada semua pentadbir bahagian supaya
menyenaraikan semua fail yang telah ditutup bagi tahun 2007 dan sebelumnya. Kami
telah diberi kursus tentang pengurusan fail tutup oleh pihak ARKIB, pengelasan
dokumen, keselamatan dokumen, dan berbagai-bagai lagi untuk menambahkan pengetahuan kami sebagai
pentadbir bahagian. Sememangnya sudah lama aku telah membuat senarai fail tutup
tersebut dengan menggunakan Microsoft Excell dan menyusun nama fail mengikut abjad. Walau bagaimanpun, menurut pegawai yang menguruskan
fail tutup ini, senarai tersebut hendaklah disusun mengikut nombor fail, sub
nombor, sub-sub nombor fail dan ditaip menggunakan boran Arkib 5/08. Aku terpaksa menggunakan kepakaranku
yang tidak seberapa untuk menyusun semula senarai fail tersebut mengikut nombor fail.
Namun aku masih tetap menyimpan senarai fail tutup mengikut abjad demi
rujukanku di masa akan datang.
Bagi memudahkan semua pentadbir bahagian, Sistem
kemasukan fail tutup telahpun dibuat oleh kawanku Mohd Fazli Ismail dari
Bahagian Harta Intelek secara sukarela dengan menggunakan Microsoft Access. Kebanyakan
pentadbir bahagian kurang mahir dan ada yang tidak pernah menggunakan perisian
tersebut. Lantas aku telah beberapa kali mencadangkan kepada Bahagian
Sistem Pengurusan Sumber Manusia agar memaklumkan kepada Bahagian Pembangunan
Sumber Manusia untuk mengadakan kursus Microsoft Access kepada semua pentadbir
bagi keperluan tersebut. Tetapi tidak ada sebarang respond pun, sehinggalah
suatu hari aku membuka facebook dan telah add rakan yang bernama latihan
DBP. Di situlah aku berpeluang memaklumkan apa yang
diperlukan oleh pentadbir bahagian. Alhamdulillah akhirnya berjaya juga hasrat aku untuk mengikuti kursus Microsoft Access
kerana Bahagian Pembangunan Sumber Manusia akhirnya telah mengadakan kursus
tersebut bermula dari 21 Mei hingga 23 mei 2013 di Bilik Makmal, Aras 4, Podium
DBP. Tenaga penceramahnya dari JNA IT Develepment (M) Sdn. Bhd. oleh Encik Hailan bub Abdul Hamid. Seramai 20 orang pentadbir telah ditawarkan untuk menghadiri kursus tersebut. Aku juga dimaklumkan, kursus tersebut akan diadakan lagi di masa akan datang untuk pentadbir lain yang belum lagi menghadirinya.
Selepas sahaja habis menghadiri kursus tersebut pada hari pertama, aku terus mencuba di pc menggunakan microsoft Access untuk membuat satu rekod agihan manuskrip bagi memudahkan pencarian jika ada penulis luar atau bahagian yang bertanya kembali tentang manuskrip mereka. Tak sabar hendak mencubanya. Tapi banyak lagi yang perlu aku ketahui. Terima kasih kepada En. Hailan kerana melalui kursus tersebut dapat juga ilmu yang diperoleh, dan aku akan cuba membuat nota secara slide menggunakan power point untuk rujukanku di masa akan datang.
