Jumaat, 3 Mei 2013

Amalan 5S

 3 Mei 2013 (Jumaat)

Minggu lepas Bhg. Dasar dan Perancangan Strategik telah menguruskan satu lawatan  yang disertai oleh pentadbir bahagian ke Kementerian Pertahanan Malaysia, di Mindeff.   Aku sememangnya tidak tahu langsung tentang apakah yang dimaksudkan Amalan 5S.  Walaupun pernah diadakan ceramah tentang Amalan 5S di Dewan Bahasa dan Pustaka, tetapi aku tidak berkesempatan untuk mendengar ceramah tersebut kerana ada urusan lain. Seramai 25 orang staf DBP yang telah ikut serta dalam  lawatan tersebut.  Kami menaiki bas Dewan Bahasa dan Pustaka,  dan lebih kurang jam 10.45 pagi kami pun bertolak ke sana. 
Aku pernah bersekolah di Sekolah Menengah Padang Tembak dari tahun 1974 - 1978.  Kedudukan sekolah aku betul-betul di belakang  Kementerian Pertahanan Malaysia.   Boleh dikatakan setiap pagi  aku dan kawan-kawanku Rosminah dan Julia (kawan karibku) akan menyelelusuri jalan di dalam Kementerian Pertahanan untuk ke sekolah.  Kadang kala semasa pergi ke sekolah, kami  terserempak dengan sekumpulan askar sedang berlari mengikut tempoh sambil menyanyi lagu Inilah Barisan Kita.  Semasa itu tiada bangunan tinggi seperti yang aku lihat sekarang.
Untuk masuk ke Kementerian Pertahanan amatlah sukar kerana ia merupakan tempat penyimpanan data keselamatan negara.   Sekiranya tidak ada sebarang urusan , kita tidak boleh masuk sesuka hati.   Memandangkan  kami  adalah tetamu mereka dapatlah kami  masuk ke  situ dengan  mudah.    Sampai sahaja di sana aku amat terpegun kerana terlalu banyak perubahan yang telah berlaku.  Bangunannya yang canggih telah didirikan di situ yang sebelum ini, kawasan itu  adalah  quarters askar yang belum berkahwin.  Aku berdiri dan memerhati kawasan di sekitar situ dan  jalan yang pernah aku lalui 35 tahun dahulu,   seolah-olah tempat itu adalah tempat baru yang belum pernah aku lalui sebelum ini.
Sampai sahaja di sana, kami disambut dengan baik dan mesra oleh pihak Pentadbiran Kementerian Pertahanan Malaysia.  Kami diberi penerangan ringkas tentang amalan 5S yang telah mereka usahakan sehingga mereka telah berjaya mendapat beberapa kali anugerah dari pihak Mampu   Kami juga telah diberi kebenaran untuk melawat ruang pejabat dan sudut amalan 5S mereka.    Setiap stesen kerjanya yang kami lihat amat bersih dan lapang.  Di  atas meja hanya ada fail yang  dan juga sebatang pen yang sedang digunakan.  Yang paling penting sekali, di atas mahupun di bawah meja kosong kerana tidak ada sebarang  barang rasmi ataupun peribadi.  Setelah aku melihat kesan amalan 5S ini barulah aku faham mengapa setiap staf perlu memahami keperluan 5S ini.   Tetapi untuk menjayakan amalan 5S ini yang paling  utama  ialah komitmen dari semua staf dan juga pelbagai pihak  diperlukan.  Bagi kawan-kawan yang ingin mengetahui tentang amalan 5S bolehlah klik di sini  Amalan 5S  dan panduan 5S boleh klik di sini Panduan Amalan 5S

Di sini saya sertakan gambar-gambar yang boleh dikongsi bersama jika kita hendak menjayakan Amalan 5S ini.  





Kawan-kawan yang turut serta dalam lawatan ke Kementerian Pertahanan di Mindeff baru-baru ini....


Objektif 5S dipaparkan di sudut Amalan 5S supaya dapat diterapkan kepada semua staf setiap masa.



 Cap getah yang boleh digunakan oleh semua staf diletakkan pada satu tempat khas



 Senarai cap getah yang dibuat pernomboran  dan dibukukan untuk memudahkan pencarian cap getah oleh staf

 Meja sisi dilabelkan mengikut keperluan.  Tingkat satu untuk penyimpanan alat tulis, tingkat dua untuk penyimpanan dokumen dan tingkat tiga untuk penyimpanan barang peribadi. 




Carta kehadiran staf yang menunjukkan bilangan stafa yang bertugas pada hari itu. 




Pelbagai carta kehadiran staf jika ada sesiapa yang berminat untuk membuatnya.


Label loceng di kaunter



Tatacara penggunaan mesin faks juga diletakkan  untuk memudahkan staf yang tidak pernah menggunakan mesin faks



Label kedudukan lampu juga diletakkan di suis lampu.   Label ini bagus dibuat lebih-lebih lagi aras yang berkongsi dengan bahagian lain.




Setiap meja staf mempunyai tanda nama dan mempunyai waktu peringkat masing-masing.  Staf berkenaan boleh menandakan apakah aktiviti yang sedang mereka lakukan.
Gambar yang terakhir di atas merupakan salah satu kreativiti yang amat saya sukai dan mungkin satu hari nanti saya akan buat sedemikian di tempat saya kelak. 

(Gambar akan saya masukkan dari semasa ke semasa kerana  ada masalah teknikal)
  
 Usaha  saya ke  arah Amalan 5S


Balik sahaja dari lawlatan itu, aku mula memikirkan apakah perkara yang paling mudah yang boleh aku lakukan untuk menjayakan Amalan 5S ini di bahagianku.  Setelah hampir duaminggu,aku telah mengumpulkan semua cap getah.  Kemudian aku senaraikan semua  cap getah itu dan aku satukan mana yang boleh digunapakai oleh semua staf.  Aku membuat pernomboran setiap cap getah itu dan aku bukukan  bagi urusan pencarian cap getah.  Cara ini juga untuk mengelakkan penempahan cap getah yang berulang dan dapat menjimatkan kos.  Insyaalah jika berkesempatan, aku ingin pula membuat carta kehadiran di papan tanda di Pentadbiran Jabatan Penerbitan kelak.